BUSINESSMAIL er en udvidelse til Microsoft Outlook og Microsoft Exchange, der gør medarbejderne i en afdeling/forretningsenhed i stand til at samarbejde som et team omkring delt e-mail kommunikation. Dette sikrer indsigt, synlighed og videndeling i al e-mail kommunikation.

E-mail udgør en stadig vigtigere bestanddel af de fleste organisationers kommunikation, og der er sket et skift fra personlig til afdelingsspecifik kommunikation. Det har medført en række udfordringer ved den måde, mange organisationer i dag benytter e-mail systemer på.

E-mail Kommunikationen er i dag alt for afhængig af personer og oftest modtages e-mail til en afdeling af en enkelt person, som enten fordeler posten eller uddelegerer opgaver på baggrund af indholdet af de indkomne e-mails. Dette skaber en del problemer:

• Kritisk information bliver gemt i personlige e-mail indbakker og er derfor ikke tilgængeligt for andre.
• Kritisk information går ofte tabt i en personlig e-mail indbakke.
• Behandlingen af henvendelser bliver personafhængig.
• Manglende overblik over hvem der har taget (eller skal tage) sig af hvilke e-mails.
• Medarbejdere bliver demotiveret af at skulle håndtere henvendelser, som er irrelevante.
• Medarbejdere bruger for meget tid på at læse, ofte irrelevante, e-mails igennem for at sikre at vigtig information ikke går tabt.
• Viden går tabt ved overdragelse af sager.
• Kryptering og dekryptering af e-mails er person-afhængig og risikerer at blokere sager m.m.

BUSINESSMAIL er løsningen på ovenstående problemer. BUSINESSMAIL giver mulighed for en kombination af den personlige e-mail og den forretningsmæssige e-mail for en afdeling /forretningsenhed, således at ingen "arbejder alene". Informationen i e-mails er tilgængelige for samtlige medarbejdere og der sikres et klart overblik over hvem der påtaget sig ansvaret for en henvendelse og hvad der er svaret.