BUSINESSMAIL kombinerer den personlige Microsoft Outlook postkasse og den funktionsbaserede. Idéen er, at al forretningsbaseret e-mail kommunikation sker gennem BUSINESSMAIL og de funktionsbaserede postkasser, hvilket sikrer at en hel afdeling eller et team kan dele informationen i e-mails og samarbejde omkring e-mail kommunikationen således at "ingen arbejder alene".

BUSINESSMAIL sikrer, at ingen forretningsbaserede e-mails gemmes i personlige Microsoft Outlook postkasser. Alt gemmes centralt og kan nemt fremsøges af medarbejderne. Dette imødekommer kravet om, at der ikke må slettes e-mails, og at der skal være fuld sporing af e-mail kommunikationen.

Ved hjælp af keywords kan indkomne e-mails uddelegeres automatisk til de relevante medarbejdere. På baggrund af for eksempel afsender, emne, postkasse eller indhold kan BUSINESSMAIL automatisk tildele e-mails keywords, der kan danne grundlag for, hvem e-mailen er relevant for. Hermed behøver medarbejderne kun at koncentrere sig om de e-mails, der har keywords, som er relevante for dem.

BUSINESSMAIL indeholder en unik søgefunktionalitet, hvor alle søgninger foretages ekstremt hurtigt op mod en SQL database. Det er muligt at fremsøge hele e-mail tråde og individuelle e-mails. Søgninger kan foretages på tværs af postkasser og på baggrund af for eksempel reference nummer, dato intervaller, afsender, emne og tekst indhold. Søgningen tager kun et par sekunder, hvilket betyder at der kan fremsøges information i e-mails, mens medarbejderen for eksempel har en kunde i røret.

BUSINESSMAIL påfører reference numre og Backward Reference numre (BRef) til alle individuelle e-mails. BRef numre anvendes således, at brugeren kan se sammenhængen mellem e-mails samt bladre i historikken på alle e-mails der "hænger" sammen.

Den enkelte bruger kan definere sine egne views, således at kun e-mails med udvalgte keywords bliver vist for brugeren. Dette sker på tværs af BUSINESSMAIL postkasserne og betyder, at brugeren kan se e-mails fra flere postkasser på samme tid. En bruger skal dermed kun kigge i én BUSINESSMAIL postkasse for at få vist de e-mails, der er relevante.

Keywords danner grundlag for hvilke brugere e-mailen er relevant for. Den enkelte bruger kan således vælge kun at se e-mails fra BUSINESSMAIL postkasserne med de keywords, der er relevante (for eksempel brugerens initialer, specifik kunde eller afsender). Dermed vil brugeren få et langt større overblik over indkomne e-mails og behøver kun at læse dem, der er relevante.

Organisationen opnår øget fleksibilitet med den forbedrede kommunikationsform, hvor svar på henvendelser og e-mail kommunikationen generelt ikke er én-til-én kommunikation men i stedet mange-til-én. Det giver samtidig en væsentlig bedre udnyttelse af organisationens ressourcer. Brugerne nedbringer mængden af e-mails betydeligt, og der er eksempler på, at hver bruger sparer op til 2 timer dagligt på at læse e-mails.

"BUSINESSMAIL sikrer al kritisk information er tilgængelig for alle ansatte på samme tid uanset hvor i verden de befinder sig. Dette gør dem i stand til at reagere på ny information, søge hurtigt efter relevante sager, samt følge sagsfremskridt og det gør os mindre afhængige af enkeltpersoner. I vores branche er hurtig reaktion på e-mails absolut kritisk og kan betyde flere millioner dollars sparet."

Michael Steenfeldt, DS NORDEN