|
 BOOKING SYSTEM TIL MØDER, LOKALER OG RESSOURCER I OUTLOOKCONCIERGE SERVICES er et mødebooking system til Microsoft Outlook der gør det let at booke mødelokaler, kontorpladser, parkeringspladser, øvrige ressourcer samt forplejning og andre services til møder. Det tilhørende gæsteregistrerings system giver mulighed for professionel håndtering af gæster, print af gæstekort samt selvregistrering fra info kiosk. Mødelokale skærme kan vise igangværende og fremtidige møder mens digital skiltning i receptionen sikrer at alle gæster bliver modtaget professionelt og dirigeret den rette vej. CONCIERGE SERVICES kræver ikke nogen ekstern database (SQL) eller Internet Information Server. Booking systemet behøver heller ikke installation på Microsoft Exchange serveren.  CONCIERGE SERVICES produktbeskrivelse. Klik på billedet for at se produktbeskrivelse. MØDELOKALE BOOKING Nem booking af mødelokaler direkte gennem Microsoft Outlook. Book et eller flere lokaler på baggrund af antallet af mødedeltagere, valg af udstyr, beliggenhed og mødetidspunkt. Gør det nemmere at finde frem til et ledigt mødelokale med de rette faciliteter. Der kan tilføjes en beskrivelse til hvert mødelokale samt interaktive plantegninger, som giver brugerne et bedre overblik. SERVICEBESTILLING Nem bestilling af alle former for services til dit næste møde herunder mødeforplejning og bordopstillinger. Når administratoren opretter vareudbuddet kan der tilføjes beskrivelser, priser, kategorier og leveringsregler. Det er let for mødeplanlæggeren at booke services og skrive kommentarer til serviceenheden. Serviceenheden har mulighed for at acceptere eller afslå bestillinger samt trække rapporter over for eksempel bestillinger og vareforbrug. RESSOURCE BOOKING Nem booking af ressourcer såsom biler, cykler, computere og AV-udstyr direkte gennem mødeindkaldelsen i Microsoft Outlook. Der kan tilføjes beskrivelser til hver ressource, ligesom det er nemt at booke flere ressourcer på en gang. Der kan inddeles i lokationer og kategorier, så det er nemt at finde den korrekte ressource, samt se hvor den fysisk er placeret henne. PARKERINGSPLADS BOOKING Maksimér udnyttelsen af organisationens parkeringspladser gennem en effektiv håndtering og booking af pladserne gennem CONCIERGE SERVICES og Microsoft Outlook. Organisationens medarbejdere kan booke en parkeringsplads til gæster eller til dem selv i de dage, hvor der er behov for den. ARBEJDSPLADS BOOKING Fleksibel arbejdspladsdeling med CONCIERGE SERVICES optimerer udnyttelsen af arbejdspladserne og gør det nemt for de mere mobile medarbejdere, såsom sælgere og projektmedarbejdere at booke en arbejdsplads i de perioder der er behov for den. Medarbejderne kan nemt booke den helt rigtige arbejdsplads med de nødvendige faciliteter, for eksempel stillezone, telefon eller hæve/sænke bord i de perioder der er behov for det. GÆSTEHÅNDTERING Professionel gæstemodtagelse. Ind- og udregistrér gæster, print gæstekort og øg sikkerheden ved altid at have et overblik over, hvem der befinder sig i organisationen. Medarbejderne kan forhåndsregistrere deres gæster, og ved gæstens ankomst kan receptionen foretage indregistreringen eller gæsten kan foretage indregistreringen selv fra en infostander. Dette sikrer, at gæsterne bliver introduceret til organisationen på en professionel måde allerede ved ankomsten. MØDELOKALE SKÆRME Interactive skærme monteret ved mødelokalerne kan vise information om igangværende og fremtidige møder. Anvendes touchskærme kan mødelokalerne bookes direkte fra skærmene, ligesom det er muligt at forlænge og afslutte møder direkte fra skærmene. Softwaren understøtter alle internet browsere herunder, Internet Explorer og IOS Safari. Der er dermed mulighed for at anvende iPads som mødeskærme. DIGITAL SKILTNING I RECEPTIONEN Digital skiltning i receptionen øger informationsniveauet overfor gæster og medarbejdere. En eller flere skærme i receptionen kan byde gæster velkommen med relevant information om dagens møder, nyheder og vise gæster på ret vej. Der er mulighed for kun at få udvalgte møder vist på skærmen, for eksempel møder med gæster på eller møder på en specifik etage eller lokation. CENTRAL MØDEADMINISTRATION En afdeling eller udvalgte personer med ansvar for mødelokaler eller andre ressourcer kan administrere møder og ressourcer samt flytte andre medarbejderes lokale og ressource bookinger. Funktionaliteten kan begrænses til kun for eksempel kun udvalgte mødelokaler. Medarbejderne kan forespørge på et vilkårligt eller specifikt lokale, hvorefter mødeadministrationen kan acceptere bookingen eller tildele medarbejderen et andet mødelokale. OVERFØRSEL TIL FINANS Ved tryk på en knap overføres serviceenhedens afholdte poster/omkostninger i forbindelse med mødeafholdelse automatisk til organisationens økonomisystem. Systemet sættes op til den enkelte organisation, således at de korrekte konterings- og betalingsdimensioner kommer med i overførslen. |
