|
|
 BOOKING SYSTEM TIL MØDER OG LOKALER I MICROSOFT OUTLOOKCONCIERGE SERVICES er et booking system til Microsoft Outlook, der optimerer alle processerne i mødeplanlægningen og ressource bookingen. Alle bookinger foretages fra mødeindkaldelsen i Microsoft Outlook og booking systemet gør det let at booke alle former for ressourcer og services til møder såsom mødelokaler, forplejning og udstyr, herunder AV-udstyr, biler og kontorudstyr. Det er muligt at tilknytte gæsteregistrering med tilhørende gæstekort så receptionen altid ved hvilke gæster der er i organisationen. Mulighederne for digital skiltning i receptionen og ved mødelokalerne giver gæsten et indtryk allerede ved ankomsten.  CONCIERGE SERVICES moduler og integrationsmuligheder. MØDELOKALE BOOKING Nem booking af mødelokaler direkte gennem Microsoft Outlook. Book et eller flere lokaler på baggrund af antallet af mødedeltagere, valg af udstyr, beliggenhed og mødetidspunkt. Gør det nemmere at finde frem til et ledigt mødelokale med de rette faciliteter. Der kan tilføjes en beskrivelse til hvert mødelokale samt interaktive plantegninger, som giver brugerne et bedre overblik. SERVICEBESTILLING Nem bestilling af alle former for services til dit næste møde herunder for eksempel mødeforplejning og bordopstillinger. Alle bestillinger foretages direkte gennem mødeindkaldelsen i Microsoft Outlook, og sendes automatisk til de berørte serviceenheders Microsoft Outlook indbakke. Herfra kan serviceenheden acceptere eller afslå bestillinger samt trække rapporter over for eksempel bestillinger og vareforbrug. RESSOURCE BOOKING Nem booking af ressourcer såsom biler, cykler, computere og AV-udstyr direkte gennem mødeindkaldelsen i Microsoft Outlook. Der kan tilføjes beskrivelser til hver ressource, ligesom det er nemt at booke flere ressourcer på en gang. Der kan inddeles i lokationer og kategorier, så det er nemt at finde den korrekte ressource, samt se hvor den fysisk er placeret henne. PARKERINGSPLADS BOOKING Maksimér udnyttelsen af organisationens parkeringspladser gennem en effektiv håndtering og booking af pladserne gennem CONCIERGE SERVICES og Microsoft Outlook. Organisationens medarbejdere kan booke en parkeringsplads til gæster eller til dem selv i de dage, hvor der er behov for den. CENTRAL MØDEADMINISTRATION En afdeling eller udvalgte personer med ansvar for mødelokaler eller andre ressourcer kan administrere møder og ressourcer samt flytte andre medarbejderes lokale og ressource bookinger. Funktionaliteten kan begrænses til kun for eksempel kun udvalgte mødelokaler. Medarbejderne kan forespørge på et vilkårligt eller specifikt lokale, hvorefter mødeadministrationen kan acceptere bookingen eller tildele medarbejderen et andet mødelokale. ARBEJDSPLADS BOOKING Fleksibel arbejdspladsdeling med CONCIERGE SERVICES optimerer udnyttelsen af arbejdspladserne og gør det nemt for de mere mobile medarbejdere, såsom sælgere og projektmedarbejdere at booke en arbejdsplads i de perioder der er behov for den. Medarbejderne kan nemt booke den helt rigtige arbejdsplads med de nødvendige faciliteter, for eksempel stillezone, telefon eller hæve/sænke bord i de perioder der er behov for det. GÆSTEHÅNDTERING Professionel gæstemodtagelse. Ind- og udregistrér gæster, print gæstekort og øg sikkerheden ved altid at have et overblik over, hvem der befinder sig i organisationen. Medarbejderne kan forhåndsregistrere deres gæster, og ved gæstens ankomst kan receptionen foretage indregistreringen eller gæsten kan foretage indregistreringen selv fra en infostander. Dette sikrer, at gæsterne bliver introduceret til organisationen på en professionel måde allerede ved ankomsten. DIGITAL SKILTNING Digital skiltning øger informationsniveauet overfor gæster og medarbejdere. En skærm i receptionen byder gæster velkommen med relevant information om dagens møder, nyheder og viser gæster på ret vej. Skærme ude foran mødelokalerne eller for enden af en mødegang kan vise information om igangværende og fremtidige møder, ligesom det er muligt at booke et mødelokale direkte fra skærmen. OVERFØRSEL TIL FINANS Ved tryk på en knap overføres serviceenhedens afholdte poster/omkostninger i forbindelse med mødeafholdelse automatisk til organisationens økonomisystem. Systemet sættes op til den enkelte organisation, således at de korrekte konterings- og betalingsdimensioner kommer med i overførslen. |
Fischer & Kerrn A/S | Kongens Bryghus, Rahbeks Allé 11, 1 | DK-1749 København V | Tel +45 33 27 97 97 | info@fischerkerrn.dk