CONCIERGE FORPLEJNING udvider funktionaliteten i Microsoft Outlook's mødeindkaldelse med et services faneblad, hvorfra det er let at bestille forplejning og services til møder.

Serviceenheden modtager bestillinger i Microsoft Outlook's indbakke hvorfra de kan acceptere eller afslå en bestilling samt trække rapporter over for eksempel dagens ordrer og vareforbrug.

FUNKTIONER I CONCIERGE FORPLEJNING

Mødebookeren

• Nem booking af services såsom bordopstilling, mødeartikler, mødepasser, etc. fra et services faneblad i Microsoft Outlook's mødeindkaldelse
• Rettelser og annulleringer af bookinger foretages i mødeindkaldelsen og bliver automatisk sendt til serviceenheden
• Når mødeindkaldelsen sendes får serviceenheden en bestilling i deres Microsoft Outlook indbakke
• Kan skrive en tekstbesked til serviceenheden, der er relateret til bookingen
• Kan angive leverings- og afhentningstidspunkt
• Kan angive om udstyr skal leveres til et specifikt lokale
• Kan booke på vegne af andre
• Alle reservationer udfyldes korrekt, så serviceenheden ikke er i tvivl om leveringssted, leveringstidspunkt etc.
• Rettelser og annulleringer af bestillinger foretages i mødeindkaldelsen og bliver automatisk sendt til serviceenheden.

Serviceenheden

• Modtager bookinger direkte i Microsoft Outlook's indbakke.
• Kan acceptere eller afslå en booking.
• Kan skrive en kommentar tilbage til medarbejderen.
• Får et komplet overblik over bookinger. Serviceenheden kan for eksempel udtrække en liste over dagens bookinger, hvor det fremgår, hvad der skal leveres hvor og hvornår.
• Slipper for altid at skulle involveres ved ændringer eller annulleringer af bookinger.
• Får et langt større overblik over de kommende ugers reservationer samt over lagerbeholdningen.
• Kan på alle tidspunkter vælge at sende en besked til medarbejderen, og kan desuden redigere eller annullere en bestilling.
• Kan udtrække diverse rapporter - for eksempel en ordreliste med alle bestillinger.
• kan via administrationsmodulet styre for eksempel det udvalg af services, der kan reserveres.
• Kan opdele udvalget af services i kategorier (fx, kontorartikler, bordopstilling, etc.)