Gæsteregistreringssystemet øger sikkerheds procedurerne og giver receptionisterne et fuldstændigt overblik over møder og gæster. Systemet viser hvilke gæster der er blevet forhåndsregistreret samt hvilke gæster der i bygningen i øjeblikket. Den integrerede søgefunktionalitet giver mulighed for at søge efter gæster, møder, værter eller gæstekort numre.

Gæster kan foretage indregistrering selv fra en infostander eller receptionisterne kan gøre det i systemet. Når gæsten er blevet registreret kan gæstesystemet sende en SMS eller e-mail til værten og der printes automatisk et gæstekort. Gæstekortet kan indeholde for eksempel sikkerheds procedurer, navn på gæsten, navn på værten, foto, WI-FI kode, stregkoder, individuelt kortnummer, etc.

FORDELE OG FUNKTIONALITET

Receptionen

• Kan indregistrere og udregistrere gæster.
• Når gæsten er blevet indregistreret kan systemet automatisk sende en e-mail eller SMS til værten.
• Kan printe personlige gæstekort (labels).
• Gæstekort designes til den enkelte organisations behov.
• Al information gemmes. For eksempel gæstens ankomst- og afgangstidspunkt, besøgets formål og hvem gæsten havde møde med.
• Har overblik over hvilke gæster, der er i huset, hvem de skal besøge samt hvor de skal være henne.
• Digital skiltning på en infostander eller monitor i receptionen kan give vise gæster på vej og give information om for eksempel dagens møder.
• Rapport funktionalitet. Kan udtrække rapporter over for eksempel, dagens gæster, dagens og ugens møder, hvilke gæster der er tilstede i øjeblikket, etc.
• Kan søge efter gæster, værter, gæstekortnumre eller møder.

Forhåndsregistrering

• Medarbejderne kan forhåndsregistrere deres gæster gennem Microsoft Outlook. Den medarbejder der skal have besøg udfylder selv alle data på gæsten eller henter personen fra Microsoft Outlooks adressekartotek.
• Medarbejderne kan forhåndsregistrere en hel gruppe af gæster gennem Microsoft Outlook. Medarbejderen kan angive gruppens størrelse, udpege en primær kontakt og udfylde data på gæsterne.
• Såfremt medarbejderen har angivet et telefon nummer på den forhåndsregistrerede gæst kan systemet sende en SMS til gæsten som påminder ham eller hende om mødet.

Selvregistrering

• Gæster kan indregistrere sig selv på en infostander eller pc i receptionen. Ved selvregistrering indregistreres gæsten i receptionsmodulet og der printes automatisk et gæstekort som receptionen kan udlevere.
• Selvregistreringsfunktionaliteten understøtter alle internet browsere og alle skærme og pc'ere.