Modulet CONCIERGE FORPLEJNING håndterer alt vedrørende bestilling af forplejning og services til møder. Alle bookinger foretages let fra et services faneblad i Microsoft Outlooks mødeindkaldelse og herfra har mødeplanlæggeren også mulighed for at forhåndsregistrere gæster, udpege en mødeansvarlig, vælge en mødetype og vælge hvilket kostcenter varerne skal konteres på.

Mødeplanlæggeren kan vælge forplejning og services fra forskellige serviceenheder og angive forskellige leveringstider på de bestilte varer til det samme møde. De berørte serviceenheder vil automatisk modtage en bestilling gennem deres Microsoft Outlook når mødeplanlæggeren sender sin mødeindkaldelse.

FLEXIBILITET
CONCIERGE FORPLEJNING er ekstremt fleksibelt og giver mulighed for at udvalgte administratorer kan oprette forskelligt vareudbud til de forskellige mødelokaler og angive hvilke serviceenheder der kan levere til de enkelte lokaler. Vareudbuddet kan deles op i kategorier og underkategorier for at øge brugevenligheden. På hver varer kan der tilføjes beskrivelser og leveringsregler, herunder for eksempel bestillingsvarsel, tilgængelighed ved interne/eksterne møder, hvilke mødelokaler varen kan leveres til, angive om varen er obligatorisk, vælge et tidsrum på dagen hvor varen kan bookes eller ikke bookes, etc.
Den fleksible administration af prisopsætningen giver mulighed for forskellige priser og valutaer samt automatisk udregning og påføring af moms.

SERVICEENHEDER
Hver serviceenhed har sin egen unikke adgang og modtager bestillinger gennem deres Microsoft Outlook indbakke. Herfra kan de acceptere og afslå bestillingerne og skrive meddelelser tilbage til mødeplanlæggeren. Serviceenheden har mulighed for at justere enkelte ordrer, hvis det skulle være nødvendigt og i tilfælde af at en mødeplanlægger ikke har overholdt bestillingsvarslet kan serviceenheden oprette ad hoc bestillinger til det pågældende møde.

INTEGRATION TIL ØKONOMISYSTEM
Al data fra CONCIERGE FORPLEJNING kan let eksporteres til et økonomisystem såsom SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Oracle, etc. via modulet CONCIERGE EKSPORT.

Systemet sikrer at alle ordrer bliver korrekt konteret og det er muligt at indføre en godkendelsesprocedure. Systemet kan ligeledes sættes op således, at der sendes en e-mail med information om de eksporterede data til udvalgte personer hver gang der foretages en eksport i systemet

RAPPORT FUNKTIONALITET
Rapport funktionaliteten giver serviceenhederne mødeplanlæggerne og administratorer muligheder for at udtrække rapporter over bookinger, leveringer, forbrugte varer, faktureringer, dagens gæster, etc.